dnes je 15.8.2022

Input:

Jízdní výdaje zaměstnance na pracovní cestě a používání soukromých vozidel

13.7.2011, , Zdroj: Verlag Dashöfer

     Uskuteční-li zaměstnanec pracovní cestu nebo jinou cestu podle části sedmé zákoníku práce, přísluší mu také náhrada jízdních výdajů. Výši a podmínky této náhrady stanoví ustanovení § 157 až § 161, resp. § 175 zákoníku práce pro tuzemské cesty, § 167 a § 168 pro zahraniční cesty. Pro náhradu jízdních výdajů při zahraniční cestě platí prakticky stejná pravidla jako pro náhradu jízdních výdajů při tuzemské cestě. Náhrada jízdních výdajů přísluší podle § 157 zákoníku práce zaměstnanci v zásadě za použití dopravního prostředku, který stanovil zaměstnavatel před touto cestou.

1. VEŘEJNÁ HROMADNÁ DOPRAVA

     Při určení, jaký dopravní prostředek veřejné hromadné dopravy (příp. taxislužby) má zaměstnanec na pracovní cestě použít, není zaměstnavatel ničím omezen. Rozhodnout by však měl nejpozději před příslušnou cestou. Podrobnější podmínky, jako např. zda jde o rychlík 1. třídy, IC či SC apod., může stanovit ve vnitřním předpisu, příp. před danou cestou.

     Při vyúčtování cestovních náhrad týkajících se příslušné cesty je pak zaměstnanec povinen doložit doklad (s výjimkou dále uvedených případů) ze zaměstnavatelem určeného druhu dopravního prostředku, prokazující cenu a někdy také dobu použití tohoto dopravního prostředku. Pokud zaměstnanec doklad (jízdenku, letenku apod.) nepředloží, může zaměstnavatel o proplacení náhrady jízdného rozhodnout podle § 185 zákoníku práce. V tom případě jde ale skutečně pouze o dobrou vůli zaměstnavatele proplatit zaměstnanci neprokázané jízdní výdaje.

     Při použití místní hromadné dopravy v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, neprokazuje podle § 159 odst. 2 zákoníku práce zaměstnanec skutečné jízdní výdaje jízdenkou. Přesto je zaměstnavatel povinen mu náhradu jízdních výdajů MHD proplatit, a to ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty. V případě použití MHD v jiné obci, než má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, je zaměstnanec povinen výši jízdních výdajů prokázat dokladem (jízdenkou). Nepředloží-li zaměstnanec jízdenku, může zaměstnavatel využít ustanovení § 185 zákoníku práce (viz výše).

2. POUŽITÍ JINÉHO NEŽ URČENÉHO DOPRAVNÍHO PROSTŘEDKU

     Použije-li zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele jiný dopravní prostředek, než který mu byl k příslušné cestě určen, přísluší mu podle § 157 odst. 2 zákoníku práce náhrada jízdních výdajů ve výši ceny jízdného původně určeným dopravním prostředkem, a to i v případě, že předloží doklad o ceně jízdného dopravním prostředkem, který skutečně použil.

     Nedá-li však zaměstnavatel s použitím jiného než předem určeného dopravního prostředku zaměstnanci souhlas, neměl by zaměstnanec jiný dopravní prostředek použít. Učinil-li by tak, porušil by pracovněprávní příkaz zaměstnavatele a nepříslušela by mu ani žádná náhrada jízdních výdajů, protože by nepředložil jízdenku z určeného dopravního prostředku.

Příklad č. 1

Zaměstnanec má místo pravidelného pracoviště v sídle firmy v Praze. Téměř denně používá k pracovním cestám po Praze MHD. Musíme mu poskytovat náhradu jízdních výdajů MHD, když používá svou předplatní časovou jízdenku a při vyúčtování cestovních náhrad jízdenku z MHD nepředkládá?

Podle § 159 odst. 2 zákoníku práce zaměstnanec při použití místní hromadné dopravy v obci, ve které má sjednáno místo výkonu práce, neprokazuje skutečné jízdní výdaje jízdenkou. Přestože v dotazu není uvedeno místo výkonu práce, je nesporné, že toto místo je v Praze. Místo pravidelného pracoviště je totiž užší pojem než místo výkonu práce. Jestliže tedy v předmětném případě zaměstnanec použil na pracovní cestě svou předplatní časovou jízdenku MHD v Praze, je mu zaměstnavatel povinen náhradu jízdních výdajů za použití MHD proplatit, a to ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty.

Příklad č. 2

Zaměstnanci byl jako dopravní prostředek na pracovní cestu určen autobus. Zaměstnanec požádal, aby mohl místo autobusu použít své soukromé vozidlo. Pokud zaměstnavatel vyhověl žádosti zaměstnance a použití takovéhoto vozidla povolil, může proplatit zaměstnanci základní náhradu a náhradu výdajů za spotřebované pohonné hmoty?

Nemůže. Jestliže totiž zaměstnavatel určil jako dopravní prostředek autobus a poté (před pracovní cestou) zaměstnanci povolil použití soukromého automobilu, přísluší zaměstnanci podle ustanovení § 157 odst. 2 zákoníku práce náhrada jízdních výdajů ve výši ceny jízdného autobusem. Uvedené povolení použití jiného než určeného dopravního prostředku (v uvedeném případě soukromé auto místo autobusu) by mělo být prokazatelné. Jestliže zaměstnavatel pro stanovení podmínek konání pracovní cesty používá např. tiskopis Cestovní příkaz, postačuje, aby v kolonce určený dopravní prostředek bylo uvedeno např. „A dodatečně povoleno AUV“. Cenu jízdného autobusem, pokud ji zaměstnavatel např. z předchozích cest nezná, ověří na internetu, telefonicky anebo jiným vhodným způsobem (písemné potvrzení přepravce není potřebné).

Náhrada jízdních výdajů ve výši součtu základní náhrady a náhrady za spotřebované pohonné hmoty by zaměstnanci příslušela v případě, že by zaměstnavatel před pracovní cestou požádal zaměstnance o použití soukromého vozidla zaměstnance a zaměstnanec by této žádosti vyhověl. To se však v uvedeném případě nestalo.

Příklad č. 3

Musí být souhlas zaměstnavatele s použitím jiného než určeného dopravního prostředku podle § 157 odst. 2 zákoníku práce udělen zaměstnavatelem před pracovní cestou, anebo postačí, když je souhlas udělen až po pracovní cestě?

Podmínky konání pracovní cesty určuje zaměstnavatel jednoznačně před pracovní cestou. Po pracovní cestě, snad logicky, již nelze určit podmínky, za kterých ji má zaměstnanec vykonat. Proto také musí být souhlas zaměstnavatele s použitím jiného než určeného dopravního prostředku vysloven před nástupem zaměstnance na pracovní cestu. Nemůže-li zaměstnanec dodržet zaměstnavatelem stanovené podmínky, je možno zvolit i v uvedeném případě výjimečný postup.

V praxi se však poměrně často vyskytují případy, kdy zaměstnavatel určí zaměstnanci jako dopravní prostředek např. autobus, zaměstnanec použije jako dopravní prostředek své vlastní vozidlo a v případě, že mu na pracovní cestě nevznikne na vozidle škoda, poskytne mu zaměstnavatel náhradu jízdních výdajů ve výši ceny jízdného určeným dopravním prostředkem, tj. v uvedeném případě ve výši jízdného autobusem. Takovýto postup zaměstnavatele je však přinejmenším nemorální, neboť je založen na tom, že pokud by na vozidle zaměstnanci škoda vznikla, nic by zaměstnanci nehradil, neboť s použitím soukromého vozidla předem nesouhlasil.

3. VOZIDLO, KTERÉ ZAMĚSTNAVATEL ZAMĚSTNANCI NA PRACOVNÍ CESTU NEPOSKYTL

     V případě, kdy zaměstnavatel neurčí použití dopravního prostředku veřejné hromadné dopravy či jiného dopravního prostředku a ani neposkytne zaměstnanci na pracovní cestu služební vozidlo, může požádat, aby použil:

  • své soukromé vozidlo,

  • vozidlo, které si zaměstnanec pořizuje formou finančního leasingu,

  • vozidlo, které má zaměstnanec pronajato např. z půjčovny vozidel, příp.

  • vozidlo, které má zaměstnanec vypůjčeno.

     Jestliže zaměstnanec vyhoví žádosti zaměstnavatele , přísluší mu za použití vozidla základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty. Neměla by tedy nastat situace, kdy zaměstnanec použije na pracovní cestu svévolně, bez předchozího vědomí zaměstnavatele, své vlastní vozidlo a po ukončení pracovní cesty vyúčtuje a zaměstnavatel mu poskytne náhradu jízdních výdajů ve výši základní náhrady a náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty.

     Forma žádosti zaměstnavatele není zákoníkem práce stanovena a nemusí být tedy písemná. Bude-li např. na cestovním příkazu zaměstnavatelem uvedena v kolonce určený dopravní prostředek např. zkratka AUV a na základě toho zaměstnanec své vozidlo použije, má se za to, že vyhověl žádosti zaměstnavatele.

Základní náhrada

     Základní náhrada (ZN) se stanoví jako součin sazby základní náhrady (SZN) a počtu kilometrů ujetých vozidlem na pracovní cestě:

ZN = SZN × km

     Výše sazby základní náhrady je uvedena v § 157 odst. 4 zákoníku práce, příp. v prováděcí vyhlášce MPSV pro příslušný kalendářní rok. Pro rok 2011 byla stanovena vyhláškou č. 377/2010 Sb., ve výši:

  • 1,00 Kč/km pro jednostopá vozidla a tříkolky,

  • 3,70 Kč/km pro osobní silniční motorová vozidla.

     Pro nákladní automobily činí podle § 157 odst. 5 zákoníku práce sazba základní náhrady dvojnásobek sazby pro osobní automobily, tj. 7,40 Kč/km v roce 2011. Při použití přívěsu se uvedená sazba zvýší o 15 %. Nemusí přitom jít o přívěs zaměstnance, může to být přívěs zaměstnavatele nebo jakékoliv jiné osoby.

     Pro zaměstnance podnikatelských subjektů jsou uvedené sazby stanoveny jako minimální. Pro zaměstnavatele ve státní a příspěvkové sféře jsou uvedené sazby závazné. Uvedené sazby se použijí i při stanovení výše základní náhrady za vzdálenost ujetou vozidlem v zahraničí.

Náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty

     Náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty (NPHM) se stanoví jako součin spotřeby použitého vozidla (S) zpravidla stanovené v l/100 km, počtu kilometrů ujetých vozidlem na příslušné cestě (km) a ceny pohonné hmoty (C) zpravidla zjištěné v Kč/litr:

NPHM = S × km × C : 100

     Spotřeba pohonné hmoty vozidla v l/100 km se zjistí výhradně z technického průkazu vozidla. Jde o údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropského společenství. Tato kombinovaná (nebo také smíšená) spotřeba je v technickém průkazu vozidla uvedena v případě, že je zjištěna podle některé z těchto norem ES: 93/116, 1999/100, 2004/3. V technickém průkazu je pak příslušná norma uvedena v kolonce Spotřeba paliva a kombinovaná (smíšená) spotřeba je třetí tam uvedený údaj. Podle jiných norem ES se kombinovaná (smíšená) spotřeba v současné době nezjišťuje.

     Jestliže v technickém průkazu údaj o kombinované spotřebě uveden není, vypočítá se podle § 158 odst. 4 (poslední věta) zákoníku práce pro uvedený účel spotřeba jako aritmetický průměr všech hodnot o spotřebě uvedených v technickém průkazu příslušného vozidla.

     Není-li v technickém průkazu vozidla, který zaměstnanec na pracovní cestě na žádost zaměstnavatele použil, uveden žádný údaj o spotřebě, je situace pro zaměstnance velmi složitá, protože v tom případě musí zaměstnanec podle § 158 odst. 4 zákoníku práce předložit zaměstnavateli technický průkaz vozidla shodného typu, ve kterém je alespoň jeden údaj o spotřebě uveden. Tento postup je v praxi velmi těžko realizovatelný, protože najít vozidlo shodného typu a přesvědčit vlastníka takovéhoto vozidla k zapůjčení technického průkazu vozidla, je prakticky nemožné. Jestliže zaměstnanec technický průkaz vozidla shodného typu v tomto případě zaměstnavateli nepředloží, nemůže zaměstnavatel náhradu výdajů za spotřebované pohonné hmoty vypočítat, a tedy zaměstnanci ani vyplatit.

     Použití údaje o spotřebě vozidla z jiného dokladu než technický průkaz je vzhledem k dikci ustanovení § 157 odst. 4 zákoníku práce nepřípustné. Nelze tedy použít ani případné potvrzení výrobce či akreditovaného dovozce, údaj o spotřebě uvedený v potvrzení servisu či STK, ani údaj z informačního letáku s údaji o spotřebě vozidla vystaveného prodejcem vozidel podle vyhlášky č. 245/2005 Sb., o náležitostech informačních štítků a plakátů s údaji o spotřebě pohonných hmot a emisích CO2 při prodeji nových osobních vozidel apod.

     Cenu pohonné hmoty (tj. cenu v Kč za litr) prokáže zaměstnanec dokladem o jejím nákupu u čerpací stanice, a to dokladem o zakoupení jakéhokoliv množství (i minimálního) pohonné hmoty, jejíž druh je uveden v technickém průkazu vozidla. Zaměstnanec neprokazuje, jaké množství pohonné hmoty spotřeboval ani celkovou výši částky, kterou za nákup pohonných hmot při pracovní cestě vynaložil, ale prokazuje cenu za litr pohonné hmoty. Z dokladu musí být podle § 158 odst. 3 zákoníku práce patrná souvislost s pracovní cestou. To znamená, že nemusí být bezprostředně z doby konání pracovní cesty, ale může být i z doby před či po pracovní

Nahrávám...
Nahrávám...