dnes je 6.7.2022

Input:

Účetní doklady

7.1.2013, , Zdroj: Verlag Dashöfer

Účetní doklady

Ing. Jaroslav Trávníček, Ing. Jan Ambrož

V souladu se zněním § 6 odst. 1 zákona o účetnictví jsou účetní jednotky povinny dokládat skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví, účetními doklady. V Účetní záznam rozebíráme obecná pravidla platná pro jejich vytvoření, průkaznost, opravy a jiné.

Rada
Účetní doklad je typickým účetním záznamem. Připomínáme, že mimo účetní doklady se za účetní záznamy ještě považují např. účetní zápisy, účetní knihy, odpisový plán, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní závěrka a výroční zpráva. Není náhodné, že je vyjmenován v § 4 odst. 11 ZoÚč na prvním místě.

Cíl

Účetními doklady se zachycují skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví a tuto skutečnost označuje ZoÚč souhrnně jako "účetní případy“.

Pozor!
Při nesplnění povinnosti vést řádné účetní záznamy (doklady) je vážně narušena průkaznost účetnictví a účetní jednotce může být uložena sankce. Po novele zákona o účetnictví od roku 2011 nově hovoříme o správních deliktech podle § 37 a násl. ZoÚč.

Účetní jednotky jsou povinny provádět účetní zápisy průběžně v účetním období po vyhotovení účetního dokladu, přičemž tyto účetní doklady musí splňovat podmínky průkazného účetního záznamu ve smyslu ustanovení § 33a odst. 1 písm. a) až c) ZoÚč.

Typ účetního dokladu

Vzhledem k tomu, že zákon o účetnictví nevymezuje jednotlivé typy účetních dokladů ani jejich závaznou podobu, mohou vznikat problémy s určením, zda jde či nejde o účetní doklad.

Účetní doklad tak není definován co do typu ani podoby žádným legislativně-právním aktem a je výhradním právem a povinností účetní jednotky rozhodnout v případě jednotlivých písemností o skutečnosti, zda jde o účetní doklad či nikoliv. V praxi není jednoduché provést toto posouzení a rozhodnutí.

Rada
Obecně lze konstatovat, že účetním dokladem může být každá originální písemnost, která má potřebné náležitosti stanovené zákonem o účetnictví. Praxe není tak jednoduchá, neboť o skutečnosti, zda jde či nejede o účetní doklad, rozhoduje nikoliv forma, ale obsah daného dokladu.

Náležitosti účetního dokladu

Podle § 11 ZoÚč jsou účetní doklady průkazné účetní záznamy (ve smyslu ustanovení § 33a odst. 1 ZoÚč), které musí obsahovat:

  1. označení účetního dokladu,

  2. obsah účetního případu a jeho účastníky,

  3. peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,

  4. okamžik vyhotovení účetního dokladu,

  5. okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písm. d),

  6. podpisový záznam podle § 33a odst. 4 ZoÚč osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

Rada
Skutečnosti podle písmen a) až f), které se týkají jednoho účetního dokladu, mohou být obsaženy na více účetních záznamech. Dále platí, že skutečnosti podle písm. b) a c) se mohou týkat více účetních případů. Pak musí být jasná a zřejmá vazba mezi účetními doklady a účetními záznamy.

V těchto případech musí jak účetní doklad, tak i účetní záznam obsahovat identifikátor, kterým lze nezaměnitelně určit vzájemnou vazbu mezi účetním záznamem a účetním dokladem včetně souvisejících skutečností. Uvedení identifikátoru na účetním záznamu a na účetním dokladu je povinností účetní jednotky v případech, kdy účetní jednotka uplatní skutečnosti podle písm. a) až f) či skutečnosti podle písm. b) a c) § 11 odst. 1 ZoÚč.

Příklad
Podle vnitropodnikové směrnice zpracovává vybrané účetní doklady, například vyúčtování služebních cest, pouze pověřená pracovnice personálního oddělení. Podklady jsou připraveny různými odděleními, společným identifikátorem je účetní záznam o služebních cestách za kalendářní čtvrtletí obsahující mimo jiné "účastníky“ účetního případu. Za tuto skutečnost odpovídá personální referát.

Logicky můžeme z výše uvedeného výkladu dovodit, že podpisový záznam podle písm. f) může být společný pro více účetních dokladů.

Podpis

Účetní doklad musí být vždy opatřen podpisovým záznamem osoby odpovědné za účetní případ a podpisovým záznamem osoby odpovědné za jeho zaúčtování - více viz Účetní záznam.

Podpisový záznam osoby odpovědné za provedení účetního zápisu se připojí v těch případech, kdy není shodný s podpisovým záznamem osoby odpovědné za zaúčtování. Vše by mělo být zdokumentováno ve směrnici "Podpisový řád“ (bývá součástí jiné normy: Oběh účetních odkladů).

Rada
Jeden a tentýž doklad může být u jedné účetní jednotky účetním dokladem, zatímco u druhé účetní jednotky tvoří pouze přílohu účetního dokladu. Navíc nelze přihlížet k formálním znakům daného dokladu, ale vždy se musí vycházet z věcného obsahu.

Označení účetního dokladu

Každý účetní doklad musí obsahovat označení účetního dokladu, tedy název charakterizující typ účetního dokladu (např. faktura vydaná, příjmový pokladní doklad, interní doklad apod.). Výjimku tvoří případy, kdy z obsahu dokladu vyplývá, že jde o účetní doklad.

Zákon o účetnictví tak alternativně umožňuje účetní jednotce volbu - buď z obsahu dokladu vyplývá jednoznačně charakter účetního dokladu a název účetního dokladu již nemusí být duplicitně na dokladu uváděn, nebo z obsahu dokladu není patrné, že jde o účetní doklad, a v takovémto případě pak musí písemnost název účetního dokladu obsahovat.

Obsah účetního případu a účastníci účetního případu

Logickým požadavkem je popis obsahu účetního případu, tak aby z účetního dokladu jednoznačně vyplýval charakter účetní operace.

Rada
Problematičtějším požadavkem je označení účastníků daného účetního případu. U externích účetních operací (např. na faktuře vydané či přijaté) není problémem účastníky daného účetního případu identifikovat a je oprávněným požadavkem zákona, aby tito účastníci byli uvedeni na účetním dokladu. Avšak v případě interních dokladů lze jen stěží tuto povinnou podmínku dodržet.

Příklad
Třeba při provádění řádných účetních odpisů je požadavek na označení účastníků účetního případu zjevně nesmyslný a nerealizovatelný. Zákon o účetnictví nečiní rozdíl mezi jednotlivými druhy účetních dokladů a dodržení této podmínky vyžaduje pro všechny účetní doklady. Je otázkou, jak bude posuzovat tuto absenci povinných náležitosti účetního dokladu v obdobných případech správce daně.

Den D

Klíčové je stanovení "okamžiku“ uskutečnění účetního případu a okamžiku vyhotovení účetního dokladu.

Nezbytnou součástí obsahu účetního dokladu je určení okamžiku uskutečnění účetního případu. V některých případech může být totožný se dnem vyhotovení účetního dokladu, ale v jiných případech tato shoda není, a ani nemůže být dodržena. Chybou by tedy bylo zjednodušovat tuto problematiku a chápat vždy den vyhotovení dokladu jako den uskutečnění účetního případu.

ZoÚč umožňuje prostřednictvím § 11 odst. 1 ztotožnit oba tyto okamžiky pouze v případě, že okamžik uskutečnění účetního případu je shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu.

Pozor!
Okamžikem uskutečnění účetního

Nahrávám...
Nahrávám...