dnes je 15.8.2022

Input:

Účetní záznam

9.9.2011, , Zdroj: Verlag Dashöfer

Účetní záznam

Ing. Jaroslav Trávníček

Úvod

Účetní předpisy jsou průběžně aktualizovány a velká pozornost je stále více věnována pro někoho formálním náležitostem vedení účetnictví.

Pozor!
Podle § 4 odst. 10 ZoÚč je jednoznačně povinností vést účetnictví jako soustavu účetních záznamů s tím, že lze použít technické prostředky, nosiče informací a programové vybavení.

Definice

Účetním záznamem se podle ZoÚč rozumí data, která jsou nositeli informací týkajících se předmětu účetnictví nebo jeho vedení. Účetní záznam (dříve "účetní písemnost“) se tak stává jediným přípustným způsobem zaznamenání informací, jež se týkají předmětu účetnictví či jeho vedení.

Účetní principy

Kvalita účetních záznamů má tedy rozhodující vliv pro naplnění některých účetních principů. Proto se v zákoně o účetnictví mimo jiné zdůrazňuje, že účetnictví je:

  • srozumitelné, je-li možné jednotlivě a srozumitelně určit obsah účetních záznamů aj. (§ 8 odst. 5 ZoÚč),

  • vedeno průkazně, je-li zaručena trvalost účetních záznamů (§ 8 odst. 6 ZoÚč).

Podoba účetního záznamu

Účetní záznam může mít listinnou, technickou nebo smíšenou formu. Podle příslušného ustanovení zákona má podobu:

  • listinnou, je tedy provedený na analogový nosič rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky,

  • technickou a je provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem,

  • smíšenou, tj. v listinné formě obsahující též informace v technické formě pro fyzickou osobu nečitelné, avšak umožňující převedení záznamu do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný.

Pozor!
Samozřejmě jakýkoliv účetní záznam v elektronické podobě musí být převoditelný do formy, jejíž obsah je pro fyzickou osobu čitelný.

Pro potřeby ověřování účetní závěrky auditorem, jejího zveřejňování a pro potřeby orgánů jsou účetní jednotky povinny na požádání umožnit oprávněným osobám seznámit se s obsahem jim určených účetních záznamů v uvedené formě. Tyto povinnosti mají účetní jednotky po dobu, po kterou jsou povinny vést nebo uschovávat uvedené účetní záznamy. Stanovení těchto povinností na smluvním základě není dotčeno.

Novela

Jedna z novel zákona o účetnictví doplnila v § 1, že zjišťování účetních záznamů pro potřeby státu provádí Ministerstvo financí.

Rada
Dále připomínáme, že účetní jednotky jsou povinny zajistit ochranu účetních záznamů a jejich obsahu, použitých technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení před jejich zneužitím, poškozením, zničením, neoprávněnou změnou či přístupem k nim, ztrátou nebo odcizením (viz též Archivace daňových a účetních dokladů).

Obsah účetního záznamu

Účetní záznam podle § 4 ZoÚč musí umožňovat vedení účetnictví - pro účely zákona o účetnictví se informace obsažená v účetním záznamu označuje jako obsah účetního záznamu. Jak již bylo výše uvedeno, informace se musí týkat buď předmětu účetnictví nebo vedení účetnictví.

Soustava účetních záznamů

Zákon připouští, aby jednotlivé účetní záznamy byly seskupovány do podoby tzv. souhrnných či skupinových účetních záznamů nesoucích souhrnnou informaci.

Rada
Vytvoření souhrnných účetních záznamů však neznamená zánik jednotlivých účetních záznamů vytvářejících tento souhrnný účetní záznam, což v praxi znamená, že každý účetní záznam musí splňovat podmínky kladené zákonem na obsah a formu účetního záznamu.

Příklad
Pokud si zvolíme vzorovou účetní jednotku Alfa, s.r.o., určitě u ní nalezneme klasické souhrnné účetní záznamy, mezi které například patří: účetní doklady, účetní zápisy, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, stejně tak jsou jimi účetní závěrka a výroční zpráva.

Pozor!
To znamená, že ustanovení zákona o formě, obsahu a průkaznosti účetního záznamu i jiná ustanovení týkající se účetních záznamů v plném rozsahu platí jak pro jednotlivé dílčí záznamy, tak i pro skupinový účetní záznam. S touto povinností musí účetní jednotka počítat zejména v případě složených účetních záznamů, jako je např. účetní závěrka či výroční zpráva, kdy je tento skupinový účetní záznam složen z celé řady dílčích účetních záznamů.

Průkaznost

Jedním z nejdůležitějších úkolů daňového subjektu při daňových kontrolách je obhájit průkaznost účetních záznamů. Podle zákona o účetnictví jsou průkazné, pokud:

  • je obsah prokázán přímo porovnáním se skutečností, kterou tento záznam prokazuje,

  • nebo obsahem jiných průkazných účetních záznamů,

  • případně se účetní záznam týká výhradně skutečností uvnitř jedné účetní jednotky a je k němu připojen podpisový záznam osoby oprávněné a odpovědné.

Příklad
Průkaznost účetního záznamu zabezpečuje účetní jednotka zákonem předepsaným způsobem, přičemž za průkazný způsob se považuje například následující způsob, který daňový subjekt kontrolovaný správcem daně použil.

Účetní záznamy (doklady) byly obhájeny porovnáním se skutečností (smlouvami), ale také jinými skutečnostmi (výpovědi obchodních partnerů) aj.

Shoda obsahu se skutečností

Kdykoliv zjistí účetní jednotka, že je obsah účetního záznamu v rozporu se skutečností (a to i v případě, že v době pořízení či vzniku účetního záznamu tento rozpor nebyl shledán), je povinna od tohoto okamžiku považovat účetní záznam za neprůkazný.

Příklad
Jako příklad může sloužit účetní záznam, jehož obsahem je plán odpisů. Přestože je plán účetních odpisů účetním záznamem týkajícím se výhradně skutečností uvnitř účetní jednotky a je podepsán určenými osobami, čímž naplňuje požadavek zákona na průkaznost účetního záznamu, pokud účetní odpisy stanovené plánem přestanou vyjadřovat skutečnou míru opotřebení, dostal se obsah do rozporu se skutečností a účetní záznam přestal být průkazným.

Přenos účetních záznamů

Přísné podmínky platí i pro průkaznost z pohledu přenosu účetních záznamů mimo účetní jednotku. Pokud dochází k takovémuto typu přenosu účetních záznamů, lze k přenosu z pohledu zabezpečení průkaznosti použít pouze informační systémy vymezené požadavky § 34 ZoÚč. Navíc musí být účetní záznamy určené k přenosu vždy opatřeny:

  • vlastnoručním podpisem v případě účetního záznamu v písemné formě,

  • nebo podpisovým záznamem odpovídajícím vlastnoručnímu podpisu v případě technického účetního záznamu (např. elektronickým podpisem).

Pozor!
Zákon vyžaduje, aby účetní záznam, ať již v písemné formě či ve formě technického záznamu, byl opatřen podpisem ještě před předáním k

Nahrávám...
Nahrávám...