dnes je 6.7.2022

Input:

Účtová skupina 51 - Služby

30.8.2014, , Zdroj: Verlag Dashöfer

8.3.2.2
Účtová skupina 51 – Služby

Ing. Blanka Jindrová

Účtová skupina 51 – Služby

Na účtech této účtové skupiny budeme účtovat prvotní náklady za externí služby, tj. výkony od jiných účetních jednotek. Výjimku tvoří účet 513 – Náklady na reprezentaci, na kterém se účelově shromažďují náklady týkající se reprezentace a na kterém se účtuje i o vlastních výkonech, které se použijí pro účely reprezentace.

511 – Opravy a udržování

Pojem oprava a údržba je vymezen v § 47 odst. 2 PVZÚ.

Oprava

Opravou se odstraňují účinky částečného fyzického opotřebení nebo poškození za účelem uvedení do předchozího nebo provozuschopného stavu. Uvedením do provozuschopného stavu se rozumí provedení opravy s použitím jiných než původních materiálů, dílů, součástí nebo technologií, pokud tím nedojde k technickému zhodnocení.

Udržování

Udržováním je soustavná činnost, kterou se zpomaluje fyzické opotřebení, předchází se poruchám a odstraňují se drobnější závady.

Při opravě nemůže být majetek opotřeben nebo poškozen plně tak, že by mohl být vyřazen, ale musí jít jen o částečné opotřebení nebo poškození (není však dána míra tohoto poškození). Opravu lze provádět i výměnným způsobem tak, že určitý dílčí agregát v rámci celého hmotného majetku bude vyměněn za jiný, stejně výkonný. Za opravu však nelze považovat případ, pokud by celý samostatně evidovaný hmotný majetek byl vyměněn za jiný, byť by byl stejný. Výjimku tvoří výměna jedné věci za jinou (stejně výkonnou), pokud se tato výměna děje v rámci souboru hmotných movitých věcí se samostatným technickoekonomickým určením, který je evidován na jedné kartě.

Za opravu lze dále považovat i případy, kdy dochází pouze k záměně použitého materiálu (viz pokyn GFŘ D–6 k § 33 ZDP) nebo kdy je změna parametrů vyvolána pouze změnou příslušných norem, technickým pokrokem nebo objektivní nemožností nahradit poškozenou součást majetku naprosto stejnou součástí.

Za opravu nelze považovat takové výdaje, kterými dochází k technickému zhodnocení majetku. Z pohledu odlišení technického zhodnocení od oprav je rozhodující posoudit otázku změny zásadních technických parametrů, resp. parametrů, které jsou pro daný předmět zásadní, které ho charakterizují a ovlivňují jeho životnost (takové změny potom představují technické zhodnocení a nelze je zaúčtovat jednorázově do nákladů jako opravy). Důkazní břemeno je vždy na poplatníkovi.

Poplatník musí při kontrole prokázat, zda šlo o opravu nebo technické zhodnocení, jak to pro něho vyplývá ze zákona č. 280/2009 Sb., daňového řádu. K tomu by měl mít shromážděny důkazní prostředky. Při kontrole bude především ověřován stav majetku před provedením "změny" (stav původní) a po ní (stav nový). Pokud nebude mít poplatník dostatek důkazů, bude si muset opatřit např. posudek znalce.

Účetní jednotky si mohou na větší opravy vytvářet rezervy, které jsou při dodržení zákonem stanovených podmínek daňově uznatelným nákladem (zákon č. 563/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů).

Technické zhodnocení

Technickým zhodnocením se v účetnictví (od 1. 1. 2014 podle § 47 odst. 3 PVZÚ) rozumí zásahy do majetku uvedeného do užívání, které mají za následek změnu jeho účelu nebo technických parametrů, nebo rozšíření vybavenosti nebo použitelnosti majetku, včetně nástaveb, přístaveb a stavebních úprav, pokud vynaložené náklady dosáhnou ocenění určeného účetní jednotkou pro vykazování jednotlivého dlouhodobého majetku v položkách (DNM, samostatné hmotné movité věci a soubory hmotných movitých věcí) u staveb dosáhnou vynaložené náklady významné hodnoty ve vztahu k pořizovací ceně nebo reprodukční pořizovací ceně jednotlivé stavby. Náklady vynaloženými na technické zhodnocení se rozumí souhrn nákladů na dokončené zásahy do jednotlivého dlouhodobého majetku za účetní období.

Technickým zhodnocením majetku se pro účely daně z příjmů podle § 33 ZDP (s výjimkou majetku nehmotného) rozumí vždy výdaje na dokončené nástavby, přístavby a stavební úpravy, rekonstrukce a modernizace majetku, pokud převýšily u jednotlivého majetku v úhrnu za zdaňovací období částku 40.000 Kč.

a) Běžné opravy a údržba majetku

Na tomto účtu se účtují běžné drobné opravy a pravidelná údržba majetku ve vlastnictví účetní jednotky nebo i majetku najatého, pokud se účetní jednotka k drobným opravám smluvně zavázala. U najatého majetku – především při operativním pronájmu – bývá podle smlouvy zavázán k opravám vlastník (pronajímatel). V tomto případě je nájemce povinen oznámit pronajímateli bez zbytečného odkladu potřebu opravy. Jestliže nájemce vynaložil na věc náklady při opravě, ke které je povinen pronajímatel, má nárok na úhradu těchto nákladů, pokud oprava byla provedena se souhlasem pronajímatele, který ji bez zbytečného odkladu nezajistil.

Při nákupu staršího dlouhodobého majetku je rozhodující, zda byl předmět funkční před uvedením do užívání podle protokolu o převzetí. V případě, že majetek musel být opraven před uvedením do užívání, jde o náklady, které jsou součástí vstupní ceny, ze které bude předmět odpisován. V opačném případě, pokud byl předmět zařazen jako funkční a teprve poté opraven, jde o provozní náklad – opravu.

Oprava DHM před uvedením do užívání

Oprava DHM po uvedení do užívání

b) Opravy poškozeného majetku

U dlouhodobého majetku, který by byl neopravitelně poškozen nebo zničen, dochází k vyřazení a zůstatková cena se převede na účet 549 – Manka a škody se souvztažným zápisem na příslušný účet oprávek 08x.

V případě, že jde o jakkoliv poškozený a zničený dlouhodobý majetek, který se nevyřazuje, ale lze ho opravit, je oprava daňově uznatelným nákladem a účtuje se na účet 511. Na opravy poškozeného majetku nelze vytvářet zákonnou rezervu.

Neopravitelné poškození

Opravitelné poškození

c) Opravy ve vlastní režii

Účetním dokladem při těchto opravách není dodavatelská faktura, ale vnitropodnikový doklad o převodu mezi středisky účetní jednotky (pokud je účetnictví vedeno střediskovým způsobem). V jednom středisku (HS Opravy) vznikají náklady na provedenou opravu, které jsou přeúčtovány do druhého střediska, pro které byla oprava provedena. Důležitá je zde vnitropodniková cena, za kterou budou služby přefakturovány.

512 – Cestovné

Na účtu 512 se zachycují všechny náhrady související s pracovními cestami v tuzemsku i v zahraničí (ale ne všechny náhrady za tyto cesty musí být daňově uznatelným nákladem).

Pracovní cesta

Vznikají-li zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce výdaje, je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci jejich náhradu. Nejvýznamnější skupinou výdajů, které zaměstnancům v souvislosti s výkonem práce vznikají, patří cestovní výdaje, za které jim zaměstnavatel poskytuje cestovní náhrady. Nároky zaměstnanců, podmínky a rozsah těchto náhrad, jsou dány zejména ustanoveními §§ 151 až 189 ZP (zákoníku práce).

Při pracovních cestách je nutné znát všechna ustanovení ZP a jim přizpůsobit i analytickou evidenci účtů, aby byly již v průběhu roku vytvořeny podmínky pro oddělení zákonných náhrad podle ZP zaměstnancům a ostatních náhrad, které lze přiznávat, ale nejsou uznatelné z hlediska zákona o daních z příjmů pro zaměstnavatele (jako poplatníka daně z příjmů).

Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce.

Není-li v pracovní smlouvě sjednáno pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, je pravidelným pracovištěm místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě.

Cestovní náhrady

Velmi důležité je ustanovení, komu lze cestovní náhrady poskytovat. Podle ZP jsou to zaměstnanci, kterými se rozumí:

  1. zaměstnanci v pracovním poměru,
  2. osoby, se kterými byla sjednána dohoda o provedení práce anebo dohoda o pracovní činnosti, je-li to dohodnuto (cestovní náhrady musí být v dohodě o provedení práce a v dohodě o pracovní činnosti uvedeny písemně, jinak jsou poskytovány bez právního podkladu),
  3. osoby, o nichž to stanoví § 188 odst. 4 ZP (zahraniční pracovní cesty konané na základě dohod o vzájemné výměně zaměstnanců),
  4. společníci a jednatelé společnosti s ručením omezeným,
  5. členové statutárních orgánů právnických osob,
  6. další osoby v případech plnění tzv. jiných úkonů v obecném zájmu.

Nárok na cestovní náhrady mají i majitelé firem – fyzické osoby, spolupracující osoby, společníci veřejných obchodních společností a komplementáři komanditních společností. Pro podnikatele je obdobou pravidelného pracoviště sídlo podnikání uvedené v živnostenském listě nebo jiném povolení k podnikání.

Analytická evidence

Analytická evidence syntetického účtu "cestovné" může být dále členěna např. podle toho, zda byla poskytnuta záloha na pracovní cestu nebo jsou propláceny náklady v hotovosti při předložení dokladů o uskutečněné pracovní cestě, podle jednotlivých zemí, kam se pracovní cesty uskutečňují, podle jednotlivých náhrad za pracovní cestu – jízdné, ubytování, stravné, kapesné vedlejší výdaje.

Paušalizace cestovních náhrad

Náhrady podle zákona lze paušalizovat. Na poplatníkovi závisí povinnost prokázat oprávněnost stanovení paušálu. Paušál by měl být stanoven na základě výše vyplácených cestovních náhrad v minulém období (za optimální délku považuji předchozí čtvrtletí, někteří autoři uvádějí i pouze jeden měsíc). Při změně rozhodných podmínek je zaměstnavatel povinen částku přezkoumat a upravit.

a) Jízdné všemi druhy dopravních prostředků (kromě osobních automobilů)

Daňově uznatelné jsou všechny jízdní výdaje: výdaje za jízdenku vlakem, autobusem, za letenku, místenku, za použití lůžkového vozu, za taxík apod. Není zákonem omezeno použití některého dopravního prostředku v závislosti na vzdálenosti, jak tomu bylo dříve.

V případech častých cest MHD v místě sídla firmy může zaměstnavatel uhradit zaměstnanci i tyto výdaje. Společnost bude sledovat po určitou dobu služební cesty pracovníků po městě, vyčíslí skutečné náklady a stanoví paušál. Musí být zpracována vnitřní směrnice – komu a v jaké výši budou náhrady vypláceny a způsob výpočtu náhrady.

b) Použití osobního automobilu

K pracovní cestě může být užito motorové vozidlo, které je v obchodním majetku firmy, v nájmu nebo i soukromé vozidlo zaměstnance.

Užití vlastního vozidla musí být dohodnuto se zaměstnavatelem před započetím pracovní cesty. Ten se musí současně přesvědčit o zaplacení havarijního pojištění. Také jednorázové havarijní pojištění je daňově uznatelné. Současně nesmí zaměstnavatel zapomenout na individuální úhradu silniční daně.

b1) Vozidlo zahrnuté do obchodního majetku nebo v nájmu účetní jednotky

Při pracovních cestách vozidly zahrnutými do obchodního majetku účetní jednotky – poplatníka nebo v nájmu, se uplatňuje spotřeba PHM v prokázané výši podle dokladů o nákupu. Současně musí doklady o nákupu odpovídat knize jízd, která dokládá skutečnost, že spotřebované PHM byly skutečně spotřebovány na činnost podléhající dani z příjmů.

Diskutovanou otázkou je limit výše skutečné spotřeby. Poplatník musí vyšší spotřebu nad průměrnou spotřebu podle technického průkazu vozidla prokázat (např. potvrzením o vyšší spotřebě od zkušebny nebo podle jízd v náročném terénu apod.).

Nemůže-li poplatník při zahraniční služební cestě doložit spotřebu PHM dokladem o nákupu, použije se průměrná spotřeba podle technického průkazu a ceny platné v ČR v době použití.

Stejným způsobem postupuje poplatník i v případě, že má vozidlo najaté (v operativním pronájmu a finančním pronájmu).

Plátce DPH má nárok na odpočet u PHM podle dokladů od čerpacích stanic.

Současně vzniká poplatníkovi – držiteli vozidla – od měsíce zařazení automobilu do obchodního majetku povinnost platby silniční daně.

b2) Vozidlo nezahrnuté v obchodním majetku poplatníka

Při pracovní cestě je možné použít i vozidlo, které není zahrnuto do obchodního majetku a jde o vlastní vozidlo podnikatele, vozidlo vypůjčené podle smlouvy o zápůjčce anebo vozidlo zaměstnance (vlastní i cizí).

V případě užití vlastního silničního motorového vozidla, které není zahrnuto do obchodního majetku poplatníka, nebo vozidlo zaměstnancem najaté, zaměstnancem zapůjčené, či zaměstnancem užívané na základě smlouvy o výprose či formou finančního leasingu, lze v nákladech uplatnit sazbu základní náhrady podle § 157 ZP ve spojitosti s vyhláškou  č. 435/2013 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad (pro rok 2014 je to u osobních automobilů 3,70 Kč) a náhradu za spotřebované pohonné hmoty.

Pro stanovení výdajů za spotřebované PHM lze použít průměrné ceny stanovené MF ČR. Výše průměrné ceny za 1 litr pohonné hmoty podle § 158 odst. 3 ZP věty třetí činí pro rok 2014 :

  1. 35,70 Kč u benzinu automobilového 95 oktanů,
  2. 37,90 Kč u benzinu automobilového 98 oktanů,
  3. 36,00 Kč u motorové nafty.

Použije-li poplatník ceny vyšší, je povinen je doložit doklady o nákupu.

Náhradou výdajů za spotřebované PHM se rozumí částka stanovená v závislosti na počtu ujetých km, nákupní ceně PHM a na aritmetickém průměru všech údajů o spotřebě PHM uvedených výrobcem nebo dovozcem v technickém průkazu vozidla.

Pro účely uplatnění výdajů na pohonné hmoty, pokud správce daně nestanoví jinak, vede poplatník evidenci jízd, ve které budou evidovány minimálně tyto údaje: datum jízdy, cíl jízdy, účel jízdy a ujeté km. Dále poplatník vede údaje o typu vozidla, SPZ, stavu ujetých kilometrů k 1. lednu (případně k datu zahájení činnosti) a k 31. 12. kalendářního roku (příp. k datu ukončení činnosti).

Užití vlastního vozidla zaměstnance při pracovní cestě pro zaměstnavatele musí být dohodnuto se zaměstnavatelem před započetím pracovní cesty. Ten se musí současně přesvědčit o zaplacení havarijního pojištění. Také jednorázové havarijní pojištění je daňově uznatelné. Vlastní vozidlo neznamená pouze soukromé vozidlo zaměstnance, ale může jít i o vozidlo vypůjčené zaměstnancem, najaté v půjčovně, užívané podle smlouvy o finančním pronájmu (uzavřené leasingovou společností a zaměstnancem jako soukromou osobou).

b3) Vozidlo zařazené v obchodním majetku užívané i pro soukromé jízdy

Při užívání motorového vozidla, které je zahrnuto v obchodním majetku poplatníka nebo v nájmu, jak pro služební, tak i pro soukromé účely zaměstnanců, se neuplatňuje režim poměrné výše nákladů, neboť tento režim není uplatňován ani pro poměrnou výši pořizovací ceny motorového vozidla (1 %) zahrnované do základu daně zaměstnance (společníka). Přitom výdaje za PHM se uznávají pouze při použití pro služební účely. Pracovník musí uhradit spotřebované PHM a odvést DPH příslušející této spotřebě (doklad o použití) při použití vozidla pro soukromé účely.

Nevyžaduje-li účetní jednotka od pracovníka tuto úhradu, jde o nepeněžní příjem pracovníka, který je součástí jeho příjmů ze závislé činnosti včetně odvodu sociálního a zdravotního pojištění z tohoto nepeněžního plnění.

Nakoupené služby (mytí vozidla) a ostatní provozní materiál je možno vždy plně zahrnout do daňových nákladů bez krácení.

c) Stravné, náklady na ubytování, vedlejší náklady, kapesné

Při tuzemské pracovní cestě poskytne zaměstnavatel pracovníkovi zálohu, pouze pokud o to požádá. Při zahraniční pracovní cestě je zaměstnavatel povinen vždy poskytnout pracovníkovi zálohu v zahraniční měně v předpokládané výši podle délky trvání cesty. Pohledávky a závazky vůči zaměstnancům z titulu pracovních cest by měly být účtovány na účtu 333 – Ostatní dluhy vůči zaměstnancům a 335 – Pohledávky za zaměstnanci.

Pojem "ubytování" není blíže specifikován ani není limitována jeho výši. Z hlediska poplatníka – účetní jednotky – může být výše nákladů na ubytování upravena vnitřní směrnicí (např. někteří zaměstnanci mají omezeno použití vyšší kategorie hotelu, je stanoven celkový limit na ubytování apod.). Důležité je doložit každý výdaj za ubytování řádným dokladem z tuzemska nebo ze zahraničí, který musí mít všechny náležitosti. U hotelů nebo jiných veřejných ubytovacích zařízení není s dokladem problém.

Stravné je stanoveno za každý kalendářní den a je upravováno MF ČR v opakujících se časových intervalech (nově vždy k 1. lednu nového období).

Za každý kalendářní den pracovní cesty přísluší zaměstnanci stravné podle § 163 odst. 1 ZP nejméně ve výši:

  1. 67 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
  2. 102 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
  3. 160 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Bylo-li však zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá (bezplatné jídlo), přísluší zaměstnanci pouze stravné snížené za každé bezplatné jídlo až o hodnotu:

  1. 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
  2. 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
  3. 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Při zahraniční pracovní cestě přísluší zaměstnancům stravné v cizí měně za podmínek stanovených § 170 ZP. Základní sazby stravného pro pracovní cesty do jednotlivých zemí jsou stanoveny vyhláškou MF ČR na základě návrhu Ministerstva zahraničních věcí. Pro rok 2014 se tak uplatní sazby podle vyhlášky č. 354/2013 Sb.

U vedlejších výdajů spojených s pracovní cestou musí zaměstnavatel posoudit, co považuje za nutné vedlejší výdaje (z hlediska hospodárnosti a ve vztahu k zaměstnanci), neboť nejsou v zákonu vyjmenovány (např. telefon, fax, poštovné, vstupenky, parkovné). Tyto výdaje musí být doloženy řádným dokladem se všemi náležitostmi.

Při zahraniční pracovní cestě má pracovník nárok na kapesné v cizí měně do výše 40% stravného stanoveného MF ČR. Poskytnutí vyšší částky kapesného je možné, ale není daňově uznatelné u organizace. U pracovníka je součástí základu daně z příjmů ze závislé činnosti. Kapesné se neprokazuje doklady o jeho užití.

V souvislosti se zahraniční

Nahrávám...
Nahrávám...